Strumenti di lavoroLe 2 migliori agende elettroniche per la tua azienda | Jump Computer

5 Giugno 2019by Alessia

L’organizzazione degli impegni, appuntamenti, attività è un’operazione aziendale di fondamentale importanza al fine di rendere efficiente il lavoro.
Soprattutto in contesti aziendali ampi e che richiedono la pianificazione di un team, la coordinazione del lavoro di tutti i dipendenti, potrebbe risultare complessa.

Agenda elettronica aziendale: la soluzione lavorativa per qualsiasi impegno

Gestire il lavoro di più soggetti le cui attività si incrociano con quelle del resto del team richiede precisione, tempo e non poco stress.
Proprio per questi motivi l’agenda cartacea o comunque individuale non basta e comporta inutile spreco di tempo a livello di comunicazione degli impegni tra i vari componenti della squadra.

La soluzione più efficiente, in ambito lavorativo e non solo, è un’agenda elettronica condivisa che permetta a tutti di inserire i propri impegni, turni, permessi, attività ed allo stesso tempo vedere quelli dei propri colleghi.

Esistono diverse soluzioni online, alcune gratis, altre a pagamento, alcune essenziali, altre che mettono a disposizione molte funzioni più specifiche; tutto sta nel capire i propri bisogni, provare varie proposte e scegliere quella che maggiormente soddisfa le necessità organizzative aziendali.

Un’alternativa ai tool disponibili gratuitamente online (più personalizzata, specifica e con maggiori funzioni) può essere inoltre l’adozione di un software gestionale.

Per sapere di più sulle diverse tipologie di gestionale e le loro funzioni leggi questo articolo: “Come scegliere il software gestionale adatto alla tua azienda

Se ancora non hai le idee ben chiare sul tipo di calendario adatto alla tua realtà aziendale, il consiglio è quello di esplorare alcune proposte (attraverso la versione prova gratuita) così da comprendere cosa può fare al caso tuo e soprattutto se il loro utilizzo è funzionale a semplificare organizzazione, gestione, coordinazione e pianificazione delle attività.

Le 2 migliori agende elettroniche per la gestione efficiente del tuo business

Ecco i migliori strumenti per avere un’agenda aziendale condivisa e gestire le attività del team di lavoro nel modo migliore, risparmiando tempo e stress:

1. Google Calendar – G suite

icona google calendar

Impossibile non conoscerla, l’agenda di Google è un’ottima soluzione intuitiva e semplice per organizzare appuntamenti, impegni, attività.
Questo strumento è pensato per i team, ottimo per la condivisione poiché sincronizzabile su tutti i dispositivi (PC, smartphone, tablet, iPhone, ecc..) e sistemi operativi con cui si accede al proprio account Google.

L’agenda di Google permette di segnare gli impegni ed assegnare diversi colori così da categorizzarli, memorizzare eventi ricorrenti, attivare alert e molto altro.
In questo modo potrete dedicare meno tempo alla pianificazione e gestione delle attività con i calendari condivisibili, grazie ad un tool che si integra facilmente con altri strumenti al fine di facilitare il lavoro in team.

Google Calendar fa parte della famosa G Suite, il pacchetto di strumenti di Google per le aziende: Gmail, Drive, Contatti, Sites e Hangouts e molto altro.

Scopri cos’è G Suite, come funziona e perché è utile per la tua azienda: “Perché passando a G Suite migliorerete (enormemente) l’efficienza del vostro ufficio

Grazie a questa agenda è facile e veloce pianificare gli eventi, le riunioni controllando la disponibilità dei colleghi o sovrapponendo i loro calendari in un’unica visualizzazione.
Utilizzando le app ottimizzate per i dispositivi mobili o sincronizzandosi con il calendario incorporato nel telefono si può avere sempre sott’occhio la propria agenda e quella di colleghi.
Google consente inoltre di personalizzare il dominio della propria mail, così che ogni utente possieda una mail legata al dominio aziendale con la quale accedere al proprio calendario.

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2. Exchange Online – Microsoft Office 365

exchange online microsoft office 365L’altra agenda elettronica perfetta per la pianificazione aziendale è quella di Microsoft, uno dei software più diffusi tra gli utenti nelle aziende.

Alla pari di Google è integrabile con molte altre applicazioni utili a semplificare e velocizzare l’organizzazione aziendale, tra cui SharePoint,  Skype for Business, posta elettronica, One Drive e molte altre.
Il calendario è dotato di un’interfaccia intuitiva e semplice, con promemoria, alert, categorie e molto altro.

Con Exchange puoi gestire l’organizzazione con la massima efficienza tramite l’interfaccia di amministrazione, intuitiva e basata sul Web.
Tutti gli utenti possono inoltre accedere al calendario da qualunque browser o dispositivo ovunque si trovino.

Come Google, anche con Microsoft il dominio della mail sarà personalizzato con il nome dell’azienda.
Invia calendari tramite posta, gestisci l’agenda di un altro utente, visualizza in sovrapposizione, confronta gli impegni, organizza riunioni ed eventi, le opportunità date da questa applicazione sono infinite.

Anche in questo caso è possibile approfittare della prova gratuita per sperimentare e comprendere se Exchange è la soluzione più adatta alla tua azienda.

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L’alternativa gratuita: le versioni free delle agende elettroniche di Google e Microsoft

Esistono anche le versioni gratuite di entrambi i software, scaricabili dal web in maniera semplice e senza alcun costo.

Qual è la differenza?
Sono ovviamente limitanti, non offrono tutti i vantaggi e la flessibilità delle versioni a pagamento, rivelandosi quindi utili a livello domestico o nel caso dei liberi professionisti che non hanno l’esigenza di gestire o organizzare il lavoro di più persone.
La versione gratuita non permette ad esempio la condivisione, proprio per questo è adatta all’organizzazione individuale, non dei team.

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